Sau khi có COE cần làm gì là câu hỏi then chốt của hầu hết du học sinh ngay sau khi vượt qua vòng xét duyệt của Cục Xuất nhập cảnh. Để không bị lúng túng trước các thủ tục chuyển tiền, xin visa hay kiểm tra năng lực tiếng Nhật, New B tổng hợp lộ trình 6 bước hành động chi tiết dưới đây, giúp bạn vững tâm bước vào giai đoạn nước rút sang Nhật.
1. Kết Quả COE Là Gì Và Tại Sao Quan Trọng?
COE (Certificate of Eligibility – Giấy chứng nhận tư cách lưu trú) do Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản cấp, xác nhận người nộp đơn đủ điều kiện cư trú hợp pháp để học tập, làm việc hoặc sinh sống dài hạn tại Nhật Bản.
Đối với du học sinh, COE là điều kiện tiên quyết mang tính quyết định trước khi nộp hồ sơ xin thị thực:
- Xác thực tư cách nhập học: Minh chứng hồ sơ cá nhân đã được trường tiếp nhận tại Nhật Bản chính thức thông qua.
- Chứng thực hồ sơ minh bạch: Xác nhận ứng viên không vướng mắc về mặt pháp lý, nguồn gốc tài chính hợp lệ và mục đích du học rõ ràng.
- Điều kiện bắt buộc để xin visa: Không có bản gốc COE, Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản sẽ từ chối tiếp nhận hồ sơ xin visa du học.
2. Sau Khi Có COE Cần Làm Gì?
Sau khi có COE, bạn cần hoàn thành 6 bước chuyển tiếp then chốt: rà soát thông tin văn bản, thanh toán học phí quốc tế, hoàn thiện hồ sơ visa, duy trì phản xạ tiếng Nhật, chuẩn bị hành trang và làm thủ tục nhận thẻ cư trú tại sân bay Nhật.
Toàn bộ lộ trình từ khi công bố kết quả đến ngày bay kéo dài trung bình từ 4 đến 8 tuần. Bạn cần bám sát từng bước theo tiến độ dưới đây để tránh rủi ro quá hạn giấy tờ:
2. 1. Chuẩn bị tài chính là việc đầu tiên cần làm sau khi có COE
Ngay sau khi có Kết quả COE Nhật Bản, các trường sẽ phát hành bản Scan Yêu cầu nộp học phí và phí Ký túc xá (Invoice), gửi cùng Giấy phép nhập học (COA) và COE.
Gia đình cần chuẩn bị chi phí để nộp cho trường.
Phương thức nộp tiền:
Có thể chuyển khoản trực tiếp sang Nhật cho trường (nếu gia đình có kinh nghiệm chuyển tiền quốc tế) hoặc ủy quyền nộp cho New B Viet Nam.
Thời hạn nộp tiền:
Thông thường, hạn nộp học phí sẽ không quá 01 tháng kể từ ngày trường phát hành Invoice.
Sau khi gia đình nộp tiền thành công, Nhà trường sẽ gửi các Hồ sơ gốc về Việt Nam, phục vụ cho các bước tiếp theo trong Quy trình du học.
Ngoài tiền học phí nộp cho trường, gia đình cũng cần chuẩn bị tiền sinh hoạt trong ít nhất 03 tháng đầu tiên đến Nhật. Số tiền cụ thể sẽ phụ thuộc vào nhu cầu tiêu dùng và khả năng của gia đình.
Với những bạn nhập học bậc Đại học hoặc Hệ đào tạo cao hơn, học phí sẽ cần được nộp cho trường ngay sau khi có kết quả trúng tuyển.
2.2. Phải duy trì việc học tiếng Nhật sau khi có COE đến tận khi bay sang Nhật
Rất nhiều du học sinh và các trung tâm du học lơ là việc dạy và học tiếng Nhật sau khi học viên đã có COE. Đây là lỗi sai nghiêm trọng trong quá trình chuẩn bị hành trang sang Nhật. Bởi:
Thứ nhất, tiếng Nhật là ngôn ngữ khó nhớ nhưng lại rất nhanh quên. Chỉ cần bỏ bê việc học 1-2 tuần là có thể bạn đã quên rất nhiều kiến thức. Cho dù không học thêm kiến thức mới; thì New B khuyên bạn nên duy trì việc ôn tập tiếng Nhật hàng ngày; không bỏ phí bao công sức đã dành ra để học tiếng Nhật trước đó.
Thứ hai, có COE nhưng bạn cần phải lấy được Visa được cấp bởi Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam thì mới có thể nhập cảnh vào Nhật. Ở bước tiếp theo, New B sẽ giải thích cụ thể tại sao tiếng Nhật lại cực kỳ quan trọng để bạn được cấp visa.
2.3. Xin visa du học Nhật Bản
Sau khi nhận được giấy tờ gốc trường gửi về Việt Nam, du học sinh sẽ tiến hành chuẩn bị hồ sơ xin Visa.
Hồ sơ bao gồm:
– Hộ chiếu gốc (còn hạn)
– Phiếu khai thông tin: Tải form tại đây
– Ảnh 4.5 x 4.5
– COE (1 bản gốc + 1 bản photo)
– Giấy xác nhận văn bằng tốt nghiệp THPT (với ứng viên nhập học trường Nhật ngữ)
– Chứng chỉ tiếng Nhật (với ứng viên nhập học trường Nhật ngữ)
– Lệ phí xin visa
– Thời gian tiếp nhận hồ sơ: Sáng từ 8:30- 11:30 các ngày trong tuần (trừ ngày nghỉ lễ)
Địa chỉ nộp hồ sơ:
– Hà Nội: 27 Liễu Giai, Quận Ba Đình, Hà Nội
– Hồ Chí Minh: 261 Điện Biên Phủ, Phường 7, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh
Cách thức nộp hồ sơ:
Trường hợp cá nhân → nộp tại Đại lý ủy thác được chỉ định (phí dịch vụ sẽ phát sinh riêng).
Trường hợp nộp theo đoàn của công ty du học, công ty xuất khẩu lao động được chính phủ Việt Nam chứng nhận và đoàn của công ty nộp cho nhân viên trực thuộc → nộp tại cửa sổ lãnh sự hoặc Đại lý ủy thác được chỉ định (phí dịch vụ sẽ phát sinh riêng).
Tham khảo thêm: Hồ sơ du học Nhật Bản
2.4. Chuẩn bị phỏng vấn visa với Đại sứ quán
Ứng viên visa du học là những người đã được cấp COE dựa theo nguyện vọng học tiếng Nhật và có năng lực tiếng Nhật cơ bản. Tuy nhiên, nhằm phát hiện ra những trường hợp không có năng lực tiếng Nhật cơ bản; hoặc có nghi ngờ việc xin visa với mục đích giả mạo; Đại sứ quán sẽ tiến hành thi phỏng vấn để xác nhận năng lực tiếng Nhật của người xin visa du học.
Đây là lí do vì sao chúng tôi cho rằng, việc duy trì học tiếng Nhật sau khi có COE là điều cần thiết; thậm chí là bắt buộc. Dù xác suất phỏng vấn không phải 100% nhưng không có tiêu chí cụ thể cho việc lựa chọn ứng viên cần phỏng vấn. Đồng thời, việc phỏng vấn ngày càng khó; nhằm sàng lọc được những ứng viên thực sự xứng đáng theo học tại Nhật. Vì vậy, hãy học tiếng Nhật một cách thật nghiêm túc xuyên suốt quá trình du học nhé.
Chi tiết xem tại: Cách trả lời phòng vấn du học Nhật Bản
2.5. Nhận Visa du học – Có coe thì khi nào có visa?
Thời gian nhận visa: Từ 1:30 đến 4:30 chiều các ngày trong tuần (trừ ngày nghỉ lễ)
Thông thường, với những ứng viên không cần phỏng vấn, visa sẽ được trả sau 8-10 ngày làm việc.
Với những ứng viên cần phỏng vấn, thời gian trả visa có thể lên đến 01 tháng kể từ ngày tiến hành phỏng vấn.
Do ảnh hưởng của dịch Covid, việc tiếp nhận và trả visa có thể bị ảnh hưởng. Bạn nên liên hệ trước với Đại sứ quán để kiểm tra tình hình, tránh việc phải đi lại nhiều lần mà không thể nộp hoặc nhận visa.
Chi tiết xem thêm:
2.6. Xác nhận lịch bay và chuẩn bị hành lý đến Nhật
Sau khi có visa, nhà trường và trung tâm du học sẽ xác nhận lịch nhập quốc cho bạn. Để đảm bảo việc nhập cảnh được suôn sẻ và giúp bạn tiết kiệm chi phí trong những ngày đầu đến Nhật, New B có một số lời khuyên cho bạn như sau:
Nên chuẩn bị và để những vật dụng sau trong Hành lý xách tay:
– Hộ chiếu
– COE bản gốc (ghim sẵn trong hộ chiếu)
– COA
– Giấy phép làm thêm (với những bạn nhập học Bậc trung học phổ thông không cần chuẩn bị trước giấy tờ này)
– Tờ khai hải quan (tiếp viên hàng không sẽ phát cho bạn tờ khai hải quan trước khi máy bay hạ cánh, nhưng bạn nên tìm hiểu trước cách điền thông tin để tránh gặp trục trặc khi nhập cảnh)
– Ví tiền
– Điện thoại, đồ có giá trị khác
Với Hành lý ký gửi, bạn cần lưu ý:
– Chỉ nên mang đủ trang phục phù hợp với thời tiết của kỳ bạn nhập học. Quần áo tại Nhật không mắc như mọi người vẫn nghĩ và thường xuyên có đợt sales. Do vậy, bạn nên hạn chế mang những trang phục chiếm nhiều diện tích hành lý như Áo phao,…
– Nên mang theo các thực phẩm khô để ăn trong những tuần đầu tiên đến Nhật, trước khi bạn quen với việc mua sắm tại Nhật.
– Không được phép mang đồ nông sản, thức ăn nặng mùi (mắm tôm, sầu riêng,..)
– Không để sạc dự phòng và các thiết bị điện tử khác trong hành lý ký gửi.
– Tránh mang quá trọng lượng cho phép bởi phí hành lý tại sân bay vô cùng đắt. Mỗi hãng hàng không có quy định khác nhau về trọng lượng và số kiện hành lý tối đa hành khách được phép mang. Bạn cần kiểm tra chắc chắn thông tin vé nhé.
2.7. Làm thủ tục xuất cảnh tại sân bay trong nước
Hiện tại, có 3 sân bay trong nước thực hiện các chuyến bay quốc tế đến Nhật, gồm: sân bay quốc tế Nội Bài (Hà Nội); sân bay quốc tế Tân Sơn Nhất (Hồ Chí Minh); sân bay quốc tế Đà Nẵng. Bạn có thể đặt chuyến bay phù hợp nhất với nơi bạn đang sinh sống.
Các chuyến bay quốc tế đều mở cửa check-in trước 3 tiếng so với giờ khởi hành. New B bạn nên có mặt tại sân bay trước 4 tiếng so với giờ khởi hành để nếu có phát sinh như quên giấy tờ tùy thân, hành lý có vấn đề,… thì sẽ còn thời gian để khắc phục.
Sau khi làm thủ tục check-in tại Quầy thủ tục của hãng bay; bạn nên di chuyển vào khu Kiểm tra an ninh trước ít nhất 1 giờ so với giờ lên máy bay. Lượng du khách, du học sinh, người lao động,… đến Nhật thường rất đông. Nếu vào muộn, bạn có thể không kịp lên máy bay vì thời gian xếp hàng kiểm tra, đóng dấu hải quan có thể lâu hơn nhiều so với bạn nghĩ.
2.8. Làm thủ tục nhập cảnh tại sân bay Nhật Bản
Khi làm thủ tục hải quan tại Nhật, học sinh xuất trình các loại giấy tờ sau:
– Hộ chiếu (kèm visa, COE)
– Giấy phép làm thêm (Đặc biệt quan trọng. Nếu quên nộp giấy này tại sân bay; sau khi đến trường học sinh lại phải làm rất nhiều thủ tục phức tạp để được cấp. Du học sinh không được phép làm thêm nếu không có giấy phép)
– Tờ khai nhập cảnh
Sau khi hoàn thành thủ tục nhập cảnh, du học sinh sẽ được cấp thẻ cư trú. Sau khi nhập cảnh, trong vòng 02 tuần bạn phải đến ủy ban thành phố/quận nơi bạn ở để nộp giấy cư trú.
Bên cạnh Thẻ cư trú, du học sinh cần có Sổ ngân hàng, bảo hiểm, sim điện thoại để có thể được nhận làm thêm và sinh hoạt bình thường tại Nhật.
Sau khi đã hoàn thành 8 bước này, bạn có thể bắt đầu cuộc sống du học tại Nhật Bản của mình rồi!
Tham khảo thêm: Quy trình, thủ tục nhập cảnh Nhật Bản
3. Những Lưu Ý Quan Trọng Cần Ghi Nhớ Sau Khi Có COE
- Hiệu lực 3 tháng của COE: COE chỉ có giá trị tối đa 3 tháng kể từ ngày ban hành. Bạn bắt buộc phải hoàn thành thủ tục xin visa và đặt chân đến Nhật Bản trước khi giấy tờ này hết hạn; quá hạn đồng nghĩa với việc toàn bộ tư cách bị hủy bỏ.
- Tính nhất quán tuyệt đối của dữ liệu: Tất cả lời khai trong buổi phỏng vấn xin visa, thông tin khai báo trên tờ khai hải quan sân bay và lời khai tại ủy ban địa phương phải trùng khớp 100% với dữ liệu trong bộ hồ sơ xin COE ban đầu.
- Giữ liên lạc thường xuyên với trường và đơn vị thụ lý: Mọi thay đổi về lịch trình bay, sức khỏe hoặc phát sinh tài chính cần được thông báo kịp thời cho trường học tại Nhật Bản để có phương án bảo lãnh và hỗ trợ nhập quốc đúng thời hạn.
4. Đồng Hành Cùng New B – Hiện Thực Hóa Giấc Mơ Du Học Nhật Bản
Giai đoạn sau khi nhận COE là thời điểm quyết định để hoàn thiện tấm visa du học. Tại New B, học viên được hỗ trợ toàn diện trong từng bước xử lý thủ tục:
- Xử lý tài chính và visa nhanh gọn: Hướng dẫn đóng học phí quốc tế an toàn, chuẩn bị hồ sơ xin visa chuẩn chỉnh theo quy định mới nhất của Đại sứ quán.
- Luyện phỏng vấn 1-1 chuyên sâu: Đào tạo phản xạ tiếng Nhật, trang bị bộ câu hỏi thực tế giúp học viên tự tin vượt qua vòng thẩm tra của Đại sứ quán.
- Hỗ trợ trọn gói tiền xuất cảnh: Hướng dẫn chuẩn bị hành lý đúng quy định hàng không, điền sẵn form nhập cảnh – đơn xin làm thêm, và kết nối đón sân bay tại Nhật Bản.
Liên hệ ngay với New B để nhận tư vấn chi tiết về lộ trình du học Nhật Bản và xử lý hồ sơ nhanh chóng!
